Fehlzeitmanagement im Betrieb — warum ist es wichtig?

Einführung

„Lie­ber krank­fei­ern als gesund schuf­ten“ – wer kennt die­sen Spruch nicht. Auch „Assi-TV“ (“Armes Deutsch­land – Stem­peln oder abra­ckern?” und “Hartz, Rot, Gold”) beschreibt das Kli­en­tel und zu kei­ner Zeit war es leich­ter, die­sen „Frei­fahrt­schein“ zu bekom­men. Eine erheb­li­che Schuld tra­gen natür­lich auch die Ärz­te. Hier muss ich einem nicht uner­heb­li­chen Teil mei­ner Kol­le­gen ein ganz schlech­tes Zeug­nis aus­stel­len. Anstatt ihrer eigent­li­chen Auf­ga­be nach­zu­ge­hen und als von den Kran­ken­kas­sen beauf­trag­te Gut­ach­ter die Arbeits­fä­hig­keit zu über­prü­fen, wer­den AU-Beschei­ni­gun­gen schon tele­fo­nisch oder im War­te­zim­mer aus­ge­stellt, ohne das ein Arzt den Pati­en­ten über­haupt gese­hen hat. Und auch die Dau­er bestimmt häu­fig der Pati­ent selbst. Der wirt­schaft­li­che Scha­den, der dadurch ange­rich­tet wird, ist immens und die Fir­men, die über­wie­gend die­se Kos­ten tra­gen müs­sen haben wenig Mög­lich­keit, hier erfolg­reich zu inter­ve­nie­ren. Wenn ich im ÄBD einen Dienst über­neh­me, muss ich mich zu einem gro­ßen Teil mit Pati­en­ten der Jahr­gän­ge 1990 und jün­ger beschäf­ti­gen, die mit „ich brauch dann noch eine Krank­mel­dung“ kom­men. Im War­te­zim­mer sieht man sie völ­lig unauf­fäl­lig auf dem Han­dy „dat­teln“ und wenn sie dann in das Sprech­zim­mer kom­men, mimen sie den Schwer­kran­ken, der kurz vor dem Ster­ben steht. Völ­lig ver­wun­dert sind sie dann, dass ich nach ein­ge­hen­der Unter­su­chung des Beschwer­de­bil­des fest­stel­le, dass eine Arbeits­fä­hig­keit gege­ben ist. Häu­fig muss ich mir anhö­ren, dass „die ande­ren Ärz­te es aber immer anders gese­hen haben“ und nicht sel­ten ver­las­sen sie mit Beschimp­fun­gen das Sprech­zim­mer.
Unser eigent­li­ches The­ma ist aber das Fehl­zeit­ma­nage­ment im Betrieb – war­um ist es wich­tig, was bringt es für das Unter­neh­men und wel­che Vor­aus­set­zun­gen muss man für even­tu­el­le Fol­ge­pro­zes­se wie z.B. gesund­heits­be­ding­te Kün­di­gung schaf­fen. Zunächst möch­te ich aber noch ein paar Fak­ten zusammentragen.

Historie

Die Geschich­te der Lohn­fort­zah­lung im Krank­heits­fall ist ein lan­ger Kampf, der in der Wei­ma­rer Repu­blik mit unter­schied­li­chen Rege­lun­gen für Arbei­ter und Ange­stell­te begann. Ein Mei­len­stein war der 114-tägi­ge Streik von Metall­ar­bei­tern in Schles­wig-Hol­stein 1956/57, der zu einer tarif­ver­trag­li­chen Rege­lung für Arbei­ter führ­te. Damals waren die Män­ner in einer Fami­lie über­wie­gend die Allein­ver­die­ner. Letzt­end­lich ging es um die Absi­che­rung des Fami­li­en­un­ter­hal­tes, um ent­ste­hen­den Nöten vor­zu­beu­gen. Es war im Sin­ne des Sozi­al­ge­dan­kens abso­lut erfor­der­lich und es ist erschre­ckend, was dar­aus gewor­den ist und wie die­ses Pri­vi­leg aus­ge­nutzt wird. Die Väter die­ser Bewe­gung wür­den sich im Grab rumdrehen.

Wenn man sich die Alters­grup­pen anschaut, dann sind die Fall­zah­len bei den < 20-Jäh­ri­gen um ein 1,5‑Faches höher als bei den Alters­grup­pen > 25 Jah­re. Frau­en sind durch­ge­hend mehr betrof­fen als Män­ner. Atem­wegs­er­kran­kun­gen haben hier einen par­al­le­len Ver­lauf. Bei den Krank­heits­ta­gen wie­der­um gibt es die­sen gewal­ti­gen Unter­schied nicht. Hier erhö­hen sich die Krank­heits­ta­ge mit zuneh­men­dem Alter, was eher dem Alte­rungs­pro­zess der Beschäf­tig­ten geschul­det ist. Fazit aus die­ser Sta­tis­tik ist, das jun­gen Men­schen die Inte­gra­ti­on in das Arbeits­le­ben mit Über­nah­me von Pflich­ten und Eigen­ver­ant­wor­tung schwer­fällt und sie sich immer wie­der durch Kurz­erkran­kun­gen die­ser Ver­ant­wor­tung ent­zie­hen. Ich wür­de mir wün­schen, dass mei­ne Kol­le­gen bei der Bewer­tung der Arbeits­fä­hig­keit in die­sen Grup­pen etwas genau­er hin­schau­en und die Tür zur Arbeits­un­fä­hig­keit nicht leicht­fer­tig öff­nen. Von Betriebs­sei­te her kann man ver­su­chen, sich auf die jun­gen Men­schen ein­zu­las­sen und durch häu­fi­ge Gesprä­che der Vor­ge­setz­ten mit den Betrof­fe­nen mehr Eigen­ver­ant­wor­tung zu ent­wi­ckeln. Erfah­rungs­ge­mäß ist das aber sehr müh­sam und nicht all­zu häu­fig von Erfolg gekrönt.

Zu den Haupt­dia­gno­sen gehö­ren immer noch die Krank­heits­bil­der des Mus­kel-Ske­lett-Sys­tems. Von Betriebs­sei­te her soll­te man dies­be­züg­lich auf die Ergo­no­mie der Arbeits­plät­ze ach­ten. Bei schwe­rer erkrank­ten Mit­ar­bei­tern mit einem Grad der Behin­de­rung (GdB) von 30 % und mehr kann man mit Gleich­stel­lungs­an­trag bei dem Arbeits­amt eine Schwer­be­hin­de­rung errei­chen und damit die Unter­stüt­zung des Inte­gra­ti­ons­am­tes oder des Inte­gra­ti­ons­fach­diens­tes anfordern.

Kosten eines Arbeitstages

Der Wert eines Arbeits­ta­ges wird oft mit der For­mel “Quar­tals­ge­halt geteilt durch 65” berech­net. Bei einem Brut­to-Arbeits­ent­gelt von 3500 € sind das unge­fähr 160 € täg­lich. Hin­zu kommt noch der Wert, den der Arbei­ter durch sei­ne Arbeit an einem Tag für das Unter­neh­men erwirt­schaf­tet. Auf den ers­ten Blick erkennt man sehr schnell, dass das alles kei­ne Pea­nuts sind.

Um einen Über­blick aller die­ser Fak­to­ren zu behal­ten ist ein Fehl­zeit­ma­nage­ment in mei­nen Augen für jeden Betrieb unbe­dingt erfor­der­lich. Im Fol­gen­den möch­te ich einen Pro­zess beschrei­ben, der in Groß­un­ter­neh­men Tages­ge­schäft ist, sich aber auch bei Mit­tel­stand­un­ter­neh­men anwen­den lässt. Feder­füh­rend in die­sem Pro­zess ist die per­so­nal­be­ar­bei­ten­de Stelle.

Arbeitszeiterfassung

Arbeits­zeit­er­fas­sung bedeu­tet die sys­te­ma­ti­sche Auf­zeich­nung der täg­li­chen Arbeits­zeit, ein­schließ­lich Arbeits­be­ginn, ‑ende, Pau­sen und Über­stun­den. Seit einem Urteil des Bun­des­ar­beits­ge­richts (BAG) vom Sep­tem­ber 2022 sind Arbeit­ge­ber in Deutsch­land ver­pflich­tet, ein objek­ti­ves und ver­läss­li­ches Sys­tem zur Erfas­sung der Arbeits­zeit ein­zu­füh­ren, um die Ein­hal­tung gesetz­li­cher Vor­ga­ben zu gewähr­leis­ten. Ziel ist der Arbeits­schutz sowie die kor­rek­te Lohn­ab­rech­nung. Dar­über hin­aus wer­den in die­se Erfas­sungs­sys­te­me auch Urlaubs­ta­ge, Fei­er­ta­ge und Krank­heits­ta­ge ein­ge­tra­gen. Bei den Krank­heits­ta­gen wird zwi­schen Erst­be­schei­ni­gung und Fol­ge­be­schei­ni­gung unter­schie­den. Über ein Excel-Sheet kann ich mir über jeden Mit­ar­bei­ter optisch einen guten Über­blick schaffen.

Für den Arbeit­ge­ber ist die Zeit­er­fas­sung zum einen ein Nach­weis, dass die Arbeits­zei­ten nach dem Arbeits­zeit­ge­setz ein­ge­hal­ten wer­den, zum ande­ren aber auch eine Über­sicht über Krank­heits­ta­ge. Hier erkennt man sehr schnell Kurz- oder Lang­zeit­er­kran­kun­gen, Erst- oder Fol­ge­be­schei­ni­gun­gen, „Lage“ der Krank­heits­ta­ge im Kalen­der (vor oder nach Wochen­en­de, Brü­cken­ta­ge, um Fei­er­ta­ge her­um etc.), mehr als 42 Kalen­der­ta­ge roulie­rend über das Jahr hin­weg und eini­ges mehr. War­um das wich­tig ist beschrei­be ich im nächs­ten Abschnitt.

Lohnfortzahlung im Krankheitsfall

Nach dem Ent­gelt­fort­zah­lungs­ge­setz (EntgFG) ist die Lohn­fort­zah­lung im Krank­heits­fall die gesetz­li­che Pflicht des Arbeit­ge­bers, einem Arbeit­neh­mer sein vol­les Gehalt wei­ter­zu­zah­len, wenn die­ser wegen Krank­heit arbeits­un­fä­hig ist. Die­ser Anspruch besteht für bis zu sechs Wochen pro neu­er Erkran­kung und beginnt erst nach vier­wö­chi­ger unun­ter­bro­che­ner Dau­er des Arbeitsverhältnisses.

Wich­ti­ge Aspekte

• Dau­er: Der Anspruch auf Lohn­fort­zah­lung durch den Arbeit­ge­ber beträgt maxi­mal sechs Wochen für jede neue Krankheit.
• Vor­aus­set­zun­gen:
  • Die Arbeits­un­fä­hig­keit darf nicht selbst ver­schul­det sein.
  • Das Arbeits­ver­hält­nis muss min­des­tens vier Wochen unun­ter­bro­chen bestan­den haben.
  • Der Arbeit­neh­mer muss den Arbeit­ge­ber unver­züg­lich über die Krank­heit infor­mie­ren und eine ärzt­li­che Arbeits­un­fä­hig­keits­be­schei­ni­gung vorlegen.
• Nach der sechs­wö­chi­gen Frist: Nach sechs Wochen über­nimmt die Kran­ken­kas­se die Zah­lung in Form von Kran­ken­geld.
• Gel­tungs­be­reich: Die Rege­lung gilt für alle Arbeit­neh­mer, unab­hän­gig davon, ob sie gesetz­lich oder pri­vat ver­si­chert sind.
• Arbeit­ge­ber­wech­sel: Bei einem Wech­sel des Arbeits­plat­zes ent­steht ein neu­er Anspruch auf Lohn­fort­zah­lung nach vier Wochen im neu­en Arbeitsverhältnis.

Problematik für den Arbeitgeber

Wie die Defi­ni­ti­on beschreibt, hat ein Arbeit­neh­mer Anspruch auf Lohn­fort­zah­lung im Krank­heits­fall für 6 Wochen, wenn er min­des­tens und unun­ter­bro­chen für 4 Wochen im Unter­neh­men gear­bei­tet hat. Bei Neu­ein­stel­lung wer­den die ers­ten 4 Wochen im Krank­heits­fall also nicht vom neu­en Arbeit­ge­ber bezahlt. Ansons­ten gel­ten 6 Wochen pro Erkran­kung. Das bedeu­tet, dass für jede neue Dia­gno­se (Erst­be­schei­ni­gung) der Anspruch auf Lohn­fort­zah­lung mit dem Tag 1 neu beginnt. Wenn aber eine Erkran­kung (z.B. Band­schei­ben­pro­laps) nach einer Dau­er der Bes­se­rung erneut auf­tritt, so ist eine Fol­ge­be­schei­ni­gung und kei­ne Erst­be­schei­ni­gung aus­zu­stel­len. Das gilt über einen Zeit­raum von 2 Jah­ren. Und hier liegt das Haupt­pro­blem für unge­recht­fer­tig­te Lohn­fort­zah­lung anstatt Kran­ken­geld, da der Arbeit­ge­ber aus Grün­den der ärzt­li­chen Schwei­ge­pflicht kei­ne Dia­gno­sen sieht und somit selbst nicht über­prü­fen und ent­schei­den kann, ob die Erst­be­schei­ni­gung gerecht­fer­tigt ist oder ob es doch eine Fol­ge­be­schei­ni­gung ist.

1. Mög­lich­keit:

Der Beschäf­tig­te geht in eine ande­re Pra­xis und erhält für die glei­che Dia­gno­se eine Erst­be­schei­ni­gung, da der unter­su­chen­de Arzt von einer vor­her­ge­hen­den AU nichts weiß und der Beschäf­tig­te es ihm aber auch nicht sagt.

2. Mög­lich­keit:

Ein an sich glei­ches Krank­heits­bild wird ein­fach anders benannt und somit taucht ein ande­rer ICD-Code auf, obwohl es im Grun­de die glei­che Erkran­kung ist. Für die Kran­ken­kas­se ist es ein Erst­fall, da auch eine Erst­be­schei­ni­gung aus­ge­stellt wird – somit Lohn­fort­zah­lung und kein Krankengeld.

3. Mög­lich­keit:

Ein Krank­heits­fall mit der glei­chen Dia­gno­se tritt nach einer län­ge­ren Zeit der Beschwer­de­frei­heit, aber inner­halb von zwei Jah­ren, erneut auf. Im über­wie­gen­den Teil der Fäl­le erhält der Beschäf­tig­te eine Erst­be­schei­ni­gung, obwohl eine Fol­ge­be­schei­ni­gung gerecht­fer­tigt wäre. Somit erhält der Arbeit­neh­mer die Lohn­fort­zah­lung und nicht — wie eigent­lich rich­tig — Krankengeld.

Die Kran­ken­kas­se kennt die Dia­gno­sen und hät­te die Mög­lich­keit, die­sen Miss­stand auf­zu­klä­ren. Sie hat aber wenig Inter­es­se dar­an, da es ja letzt­end­lich Zah­lung von Kran­ken­geld bedeu­ten würde. 

Handlungsmöglichkeiten

Jeder per­so­nal­füh­ren­den Stel­le im Unter­neh­men ist anzu­ra­ten, das Zeit­er­fas­sungs­blatt zum einen auf Arbeits­zeit­über­schrei­tun­gen zu über­prü­fen und zum ande­ren die AU-Beschei­ni­gun­gen auf Rich­tig­keit zu kon­trol­lie­ren. Die Ein­hal­tung der Arbeits­zei­ten kann durch das Amt für Arbeits­schutz über­prüft wer­den und bei Miss­ach­tung wird der ver­ant­wort­li­che Arbeit­ge­ber (Geschäfts­füh­rer oder ver­gleich­ba­re Funk­ti­on) mit einem Buß­geld in Abhän­gig­keit der Fäl­le per­sön­lich bestraft. Bei der Über­prü­fung der AU-Beschei­ni­gung ist auf fol­gen­de Fak­to­ren zu achten:

1. eine ein­ge­streu­te Erst­be­schei­ni­gung durch einen ande­ren Arzt
2. Ver­dacht auf glei­ches Krank­heits­bild – nur anders benannt (kann nur die Kran­ken­kas­se prüfen)
3. Eine nicht gerecht­fer­tig­te Erst­be­schei­ni­gung bei glei­chem Krank­heits­bild nach län­ge­rer Rekon­va­les­zenz (inner­halb von 2 Jahren)

In Ver­dachts­fäl­len muss man die Kran­ken­kas­se um Klä­rung auf­for­dern – und bei der erheb­li­chen wirt­schaft­li­chen Kon­se­quenz ist das kein Bit­ten, son­dern ein Auf­for­dern. So soll­te auch die Kom­mu­ni­ka­ti­on geführt und die Lohn­fort­zah­lung im Zwei­fels­fall von dem Arbeit­ge­ber bis zur Klä­rung aus­ge­setzt wer­den. Ich den­ke, dass man durch die Kran­ken­kas­se eine rich­ti­ge Ant­wort erhält. Jeder Streit zwi­schen Arbeit­ge­ber und Kran­ken­kas­se kann in einem Rechts­ver­fah­ren über­prüft wer­den und eine bewuss­te Falsch­aus­sa­ge durch die Kran­ken­kas­se kann per­sön­li­che Kon­se­quen­zen für den Mit­ar­bei­ter haben. Das wird kei­ner riskieren.

BEM-Verfahren

Ein wei­te­rer wich­ti­ger Aspekt des Fehl­zeit­ma­nage­ments ist die Über­prü­fung auf einen BEM-Fall. Jedem Mit­ar­bei­ter, der roulie­rend über das Jahr hin­weg mehr als 42 Kalen­der­ta­ge oder 30 Arbeits­ta­ge krank­heits­be­dingt fehlt, ist ein BEM-Gespräch anzu­bie­ten. Das alles wird im § 167 des SGB IX gere­gelt. Bei einer krank­heits­be­ding­ten Kün­di­gung wird im Rechts­streit vom Arbeits­rich­ter gefor­dert, dass Maß­nah­men zur Wie­der­ein­glie­de­rung durch­ge­führt wur­den und nach­weis­lich nicht erfolg­reich waren bzw. das Ange­bot vom Mit­ar­bei­ter abge­lehnt wur­de. Wie das BEM-Ver­fah­ren durch­ge­führt wird, habe ich in einem ande­ren Blog erläutert.

Zusammenfassung

Die Durch­füh­rung eines Fehl­zei­ten­ma­nage­ments ist aus unter­schied­li­chen Grün­den, die im Ver­lauf erläu­tert wur­den, unbe­dingt zu emp­feh­len und kann durch­aus eine Kos­ten­ein­spa­rung und Rechts­si­cher­heit als loh­nen­de Fol­ge haben. Noch bes­ser wäre es, wenn die Kran­ken­kas­sen unter­stüt­zen wür­den, da sie ja die Dia­gno­sen ken­nen. Mit künst­li­cher Intel­li­genz und einem guten Aus­wer­tungs­pro­gramm könn­te man sicher­lich auch schnell und unkopli­ziert die Fäl­le rich­tig zuord­nen und dem Arbeit­ge­ber eine ent­spre­chen­de Infor­ma­ti­on zukom­men las­sen. Das ist aber nicht gewollt, da der Anteil der Kran­ken­geld­emp­fän­ger wahr­schein­lich deut­lich stei­gen wür­de. Wenn es den Staat betrifft, dann schlägt die Axt zu (wie z.B. Steu­er­hin­ter­zie­hung schon in gerin­gem Maße). Im Pri­vat­be­reich hat bei sol­chen Ver­ge­hen bzw. Falsch­an­ga­ben mit ähn­li­chem Ver­lust die öffent­li­che Hand über­haupt kein Inter­es­se, das klar­zu­stel­len. Das macht nachdenklich.